働き方改革や生産性向上の切り札としてデジタルトランスフォーメーションが進みつつあります。テレワークやアウトソーシングにおいてはデジタル化のみならずセキュリティへの考慮も欠かせません。本講演では、クラウド、スマホ、SNSに代表されるデジタルトランスフォーメーション時代の文書情報マネジメントのあり方についてご紹介します。

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経済産業省は本年３月、我が国の産業が目指す姿を示す概念として「Connected Industries」を提唱しました。本講演では、既存産業とデジタル技術の「つながり」をはじめとして、機械、データ、技術、ヒト、組織など様々な繋がりによって新たな付加価値の創出や社会課題の解決をもたらす「Connected Industries」の実現に向けた今後の取組をご紹介します。

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国土交通省が進める建築確認等の行政手続の電子化について、背景と今後の展望を紹介。
これまで慣習的に紙による作成や保存が行われてきた建築物の設計図書について、e文書法に沿った電子化を推進するため、今回発行するガイドラインに基づき、電磁的作成と保存に関する法的な整理と具体的な方法の解説を行う。

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個人情報保護法の改正により企業の個人情報管理が厳しく問われることになり、、また、コーポレートガバナンスコードの実現においても適格な情報管理は必須となってきています。情報管理、情報の記録なくして健全な企業運営は成り立ちません。最近の情報取扱をめぐる論戦で明らかになった情報記録の重要性を再確認し、今後の企業運営、訴訟対策に役立つ情報記録の全体を把握しつつ、その確立にむけた合理的な制度整備について検討します。

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改正後のスキャナ保存制度の実務的ノウハウを自ら吸収するために、経理部主幹でプロジェクト活動を実施。自社商品をフローに組み込むとともに、既存の経費精算ワークフローを最大限に利用しつつスキャナ保存制度に対応できる新たなワークフローを構築。その結果、申請承認が96時間から8時間と大幅に短縮、早期入金、また経理担当者の作業工程の削減など業務効率化に大きく貢献できました。その事例を発表していただきます。

同社は、既にスキャナ保存制度を導入していたが、各拠点の経理事務がスキャン対応するには負担が大きいということで、スマートフォン対応を検討、スマホアプリを活用したフローを構築し2017年6月から運用を開始。経理業務の効率化、経理の残業削減、月次決算の早期化、経営管理の強化に加え、特に営業がオフィスに戻らずに間接業務を行えることで、働き方改革にもつなげることができました。その事例を発表していただきます。

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企業は、内部統制、説明責任など、社会のさまざまな要請にもとづいて文書管理を実践しています。しかし、自社の文書管理のレベルを測ることができず、これで十分なのか、不足している点は何かを知ることができません。
当委員会で作成した、文書管理のレベルを自己評価できる文書管理達成度の評価基準をご紹介します。

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企業を取り巻く電子化・ペーパーレス化の法規制の変革のなか、キヤノンドキュメントスキャナーを活用した、「e文書法に伴うドキュメント管理、電子取引、マイナンバー対応を簡単解決」をテーマに、インテリジェントウィルパワー社製のクラウドサービス「TIWC VDR」を紹介いたします。

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1,200件以上の導入実績をもつ、シェアNo.1のモバイルコンテンツ活用Handbookをご紹介します。キヤノンドキュメントスキャナーとの連携でPDFを直接アップロード！　ペーパーレス化を推進します。会議資料、営業資料、マニュアルなどの書類や画像・動画をクラウドで集中管理して、タブレットやスマホで活用できます。

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ビジネスが電子化され、文書情報基盤に求められる機能・サービスが、ストックからフローへより顕著に変化しています。この背景から、標準を活用して市場の拡大を狙い、次世代のマネジメント、コンテンツ形式の標準化を図っています。これらの検討状況、今後の展開について、ご報告させていただきます。

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